Spora część komunikacji biznesowej przeniosła się do sieci. Najpopularniejszą zaś formą przekazywania informacji są właśnie e-maile. Jakich zasad powinniśmy się trzymać, by współpraca z innymi przedsiębiorcami układała się dobrze?
Spis Treści
Czym jest e-mail biznesowy?
Jedną ze ścieżek rozwoju zawodowego jest założenie własnej firmy. Bez względu na jej wielkość potrzebna jest nam znajomość szeregu zasad, które ułatwiają prowadzenie takiej działalności. O niektórych istotnych kwestiach zarówno dla pracodawców, jak i pracowników możemy przeczytać na portalu pracy mojapraca.org.pl.
W tym artykule zajmiemy się tematem maili biznesowych, czyli wiadomości służących do ustalenia warunków współpracy między dwoma lub więcej podmiotami. Zwykle jedna strona wysyła spersonalizowaną ofertę, a druga ją akceptuje, odrzuca lub negocjuje. W związku z tym treść takiej wiadomości jest starannie przygotowywana, a styl wypowiedzi formalny. Konieczne jest też doprecyzowanie ewentualnych spornych punktów, by nie było co do nich wątpliwości.
Zasady pisania maili biznesowych
Żeby jak najbardziej uprościć sprawę pisania maili biznesowych, wypunktowaliśmy najważniejsze zasady, których warto się trzymać. Oto one:
- Wiadomość musi być przejrzysta pod względem treści (np. poprzez zastosowanie odpowiednich akapitów i czcionki) oraz formy graficznej;
- Informacje zawarte w takim mailu powinny być przedstawione w sposób zwięzły, bez rozwodzenia się na temat mniej istotnych szczegółów;
- Każdy mail, nawet ten stworzony przy użyciu szablony, musi być spersonalizowany, czyli zwracający się do konkretnej osoby lub firmy;
- Konieczne jest zadbanie o poprawność językową;
- E-mail biznesowy zaczynamy zwrotem grzecznościowym;
- Cel wiadomości powinien być wyjawiony na samym początku listu, najlepiej w pierwszym akapicie;
- Wiadomość taka wygląda dobrze, jeśli jest wysłana z profesjonalnie prezentującego się adresu, np. maila, który wyświetla nasze imię i nazwisko oraz nazwę organizacji.
- Podstawą jest stworzenie tytułu, który precyzyjnie określi treść wiadomości i ułatwi jej wyszukiwanie w skrzynce odbiorczej;
- W mailach biznesowych przyjmujemy podobną zasadę jak przy każdej innej treści publikowanej w Internecie, czyli wyróżniamy najważniejsze informacje w tekście, co pozwala czytelnikowi wychwycić istotne elementy;
- W treści warto korzystać z terminologii branżowej, jeśli jest ona dobrze znana dla obu stron oraz używać języka korzyści;
- Aby na pewno otrzymać wiadomość zwrotną, należy o nią w wyraźny i prosty do zrozumienia sposób poprosić;
- Zakończenie musi być równie formalne, jak reszta listu, mające formułę np. „Z wyrazami szacunku”.
Najczęściej popełniane błędy
Na koniec czytając naszą biznesową wiadomość, powinniśmy się upewnić, czy nie popełniliśmy jednego z częstych błędów. Zadajmy sobie pytania:
- Czy e-mail nie ma zbyt żartobliwego tonu? Czy niesłusznie pozwoliliśmy sobie na jakieś dwuznaczności?
- Czy nie nadużyliśmy negatywnych słów i fraz, które mogą wpłynąć na nieprzychylny odbiór całego listu?
- Czy nasza wiadomość nie jest zbyt entuzjastyczna, a w związku z tym mało wiarygodna?
- Czy dostosowaliśmy styl do odbiorcy? Jest to możliwe, jeśli już nieco poznaliśmy naszego partnera i np. wiemy, że bardziej od efektów graficznych ceni sobie jasny i krótki przekaz lub wręcz odwrotnie.
O czym warto pamiętać w komunikacji biznesowej
Zasad dotyczących poprawnego pisania maili biznesowych wymieniliśmy już sporo, ale to nadal nie koniec. Jeśli chcemy, by nasze wiadomości naprawdę przyniosły efekt, powinniśmy pamiętać o jeszcze kilku szczegółach.
Po pierwsze, z treści naszego listu powinien przebijać szacunek do adresata. Możemy to osiągnąć poprzez wyeliminowanie wszelkich literówek czy błędów językowych. Powinniśmy wystrzegać się też przesycenia emotikonami bądź skrótami. Jeśli zaś nasza wiadomość będzie estetyczna wizualnie, zyskamy sobie miano profesjonalistów.
Po drugie, nawet maile klientów, którzy nie zadali żadnego pytania, nie powinny pozostawać bez odpowiedzi z naszej strony. Możemy wysłać potwierdzenie zrozumienia ustaleń i zapewnienie z naszej strony, że przystępujemy do działania.
Po trzecie, zdobądźmy się na pełną uczciwość. Nie ukrywajmy przed kontrahentem dodatkowych opłat czy innych haczyków, bo w ogólnym rozrachunku nie przyniesie to naszej firmie żadnych korzyści. Czasami warto dodatkowo podpisać obustronną elektroniczną umowę zawierającą wszystkie szczegóły.
